Gastos de viaje que se pueden deducir de impuestos

En México, los trabajadores que laboran como persona física con actividad empresarial o que prestan servicios profesionales y viajan constantemente, tienen la oportunidad de deducir impuestos de ciertos gastos de esta actividad.

“Las personas físicas pueden deducir ciertos gastos de viajes siempre y cuando se compruebe que éstos fueron hechos por negocios y no por placer”, aclara Manuel Patlán, director de finanzas de Coru.com.

A fin de orientar a las personas que tienen viajes laborales frecuentes, la plataforma de servicios financieros Coru.com aclara las condiciones básicas para la deducción de gastos por motivos de viaje de trabajo:

¿Qué es una persona física con actividad empresarial?

Una persona física con actividad empresarial es aquella que tenga un negocio (refaccionaria, ferretería, guarderías, kínder, escuela, minisúper, tiendas de abarrotes, cantina, cocina económica, cafetería, restaurante, imprenta, taller mecánico, actividad ganadera, agrícola, pesca, silvícola, entre otras).

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Algunas ventajas de pertenecer a este régimen es que no hay obligación de tener una cuenta fiscal de Utilidad Fiscal Neta (CUFIN) y/o la Cuenta de Capital de Aportación (CUCA). Además, no tiene gastos de constitución o notariales, no existen limitantes para retirar las utilidades y se deducen las cuentas.

Entre las obligaciones de pertenecer a este régimen están:
● Inscripción y actualización del RFC.
● Expedir facturas que incluyan el sello digital del SAT para deducir y acreditar fiscalmente.
● Si no se generan ingresos mayores a los 2 millones de pesos al año, se podrá únicamente registrar ingresos, gastos e inversiones. Si se pasan de esta cantidad entonces se tendrá que llevar la contabilidad en un sistema electrónico.

¿Quiénes son los prestadores de servicios profesionales?

Una persona que presta servicios profesionales son, por ejemplo, trabajadores en las ramas de la abogacía, contaduría, medicina, consultoría, entre otras; que obtienen sus ingresos de manera independiente por prestar sus servicios a empresas, dependencias de gobierno o personas físicas. Es lo comúnmente conocido como trabajar por honorarios.

Las obligaciones de este régimen contemplan:
● Inscripción y actualización del RFC.
● Expedición de facturas que incluyan el sello digital del SAT.
● Efectuar retenciones del ISR cuando pagues sueldos o salarios a los trabajadores.
● Entregar constancia de las percepciones que pagaste y de las retenciones que efectuaste a tus empleados.

¿Qué gastos de viajes de negocios se pueden deducir?

El artículo 28 de la Ley de Impuesto sobre la Renta permite deducir cuatro rubros importantes a la hora de viajar: hospedaje, alimentos, transporte y renta de automóvil. De éstos, el único gasto que no presenta límites es el de transporte, debido a que no es posible controlar el precio que imponen las aerolíneas o los autobuses.

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¿Cómo deducir los gastos de viajes de trabajo?

Todos los gastos deben hacerse por medio de una tarjeta bancaria de crédito, débito o transferencia; no efectivo.

Hay que contar con los comprobantes que avalen los gastos, los cuales deben contener el nombre o la razón social de quien lo expide, así como el domicilio y el número de identificación fiscal. Además debe contener el dato de la fecha y el lugar donde se expidió, la descripción del producto o servicio que se prestó y el RFC de la persona que deducirá el gasto.

Todos los comprobantes deben de ir acompañados de otros que comprueben de manera simultánea la estancia del contribuyente en el destino señalado, esto para comprobar que los recibos y comprobantes son efectivamente de la persona que los declara.

Hay limitantes a estas deducciones:

Por ejemplo, en el gasto de hospedaje, en caso de que se viaje al extranjero, el monto no deberá exceder de los 3,850 pesos por día. Si el hospedaje es dentro del país, no se establece un límite.

En gastos de alimentación cuando sean en el extranjero el límite es de 1,500 pesos diarios por beneficiario, dentro del país será de 750 diarios.
La renta de un automóvil para transporte personal en el extranjero tendrá un límite de 850 pesos diarios, sin embargo, no hay un límite en el transporte de manera general si se trata de avión, taxi o autobús.

¿Cuáles son los criterios para deducir gastos de viaje?

Las deducciones autorizadas parten de la Ley de Impuestos Sobre la Renta y son del artículo 27 y 28. Deben ser gastos estrictamente indispensables, por eso se considera el hospedaje, la alimentación y la transportación.

Las personas asalariadas laborando dentro de una empresa deben entregar sus comprobantes de manera digital al departamento contable. Además, muchas empresas otorgan tarjetas de crédito o débito a sus empleados para estos casos, de esa manera llevan un mejor control sobre los gastos de viáticos.

Mientras que los trabajadores independientes o por honorarios deben llevar a cabo todo el procedimiento por su cuenta o con ayuda de un contador.